Verrichten

Als de samenwerkingsstructuur staat en de ambitie en doelen helder zijn dan kan worden gestart met het uitvoeren van projecten en andere activiteiten.

Start

Projecten en andere activiteiten

Voor wat betreft de uitvoering van projecten kunnen de volgende stappen worden doorlopen:

Onderstaande projectfasering betreft ontwikkelprojecten. De fasering van onderzoeksprojecten kan er anders uit zien.

Fase 1

Projectidee

Projectformulering, goedgekeurd door centraal coördinatieteam

literatuuronderzoek

Benoemen PiP of projectleider

Stakeholderanalyse

=

Fase 2

Inrichting projectgroep

Maximaal 7 leden

Vaststellen beschikbare tijd van projectgroep-leden

Patiëntbetrokken-heid organiseren

=

Fase 3

Projectplan

Uitwerken projectstappen en activiteiten

Communicatieplan

Afspraken over wijze van monitoren

=

Fase 4

Uitvoering

Uitvoering geven aan de stappen in het projectplan

Regelmatig terugkoppeling in centraal coördinatieteam

=

Fase 5

Bijstelling

Op basis van voortgang en tussenevaluaties bepalen of bijstelling nodig is

Tips voor succesvolle projecten

1. Werk vanuit de dialoog

Het is wenselijk om vanaf het prille begin (projectidee) mensen uit ‘het veld’ te betrekken. Hiermee vergroot je het draagvlak voor uiteindelijke implementatie en verbreed je ook het perspectief van het uiteindelijke resultaat. Deels kan dit door de stakeholders in je project te betrekken. De belangrijkste stakeholder is de zorgvrager.

Daarnaast is het in de palliatieve wereld wenselijk om een bredere groep te betrekken bij innovatieve projecten. Dit kan door het starten van dialoogtafels of gidspanels.
Dialoogtafels zijn ‘ open’ overlegmomenten die op gezette momenten worden belegd en waarbij in dialoog met elkaar de inhoud van een project wordt besproken en bespiegeld. Iedereen aan de dialoogtafel heeft een gelijke stem. De projectleider bepaalt, samen met de projectgroepleden, wat en hoe de opmerkingen vanuit de dialoogtafel worden meegenomen in het project.

Gidspanels zijn homogeen van aard en hebben een vaste samenstelling (maximaal 25 personen). Zij komen in een vaste sequentie bij elkaar en ‘gidsen’ de projectleider gedurende de looptijd van het project. Zij fungeren als klankbord voor tussentijdse projectresultaten en geven richting aan verdieping van het project. Gidspanels zijn met name geschikt voor inzet tijdens onderzoeksprojecten. Zij kunnen reflecteren op onderzoeksresultaten en er betekenis aan geven. Ook kunnen ze input leveren voor tussentijdse bijstelling van het onderzoek of voor vervolg- / aanvullend onderzoek.

2. Betrek geïnteresseerde professionals

Voor de inhoudelijke kant van projecten is heb je inhoudsdeskundige mensen nodig. Een deel van het projectteam zal uit inhoudsdeskundigen moeten bestaan. Je kan hierbij denken aan professionals die palliatieve zorg als aandachtsgebied hebben (bijv. kaderhuisartsen, leden van palliatieve teams) en aan mensen met buitengewone interesse of kennis (onderwijs, onderzoek) op het palliatieve werkterrein.
Wil jij weten wie er in jouw omgeving kaderarts Palliatieve Zorg is? Zoek het op in het op in het openbaar online register

3. Organiseer eigenaarschap

De succeskans van een project wordt vergroot als de projectleden eigenaarschap ervaren voor wat betreft hun taak en rol in het project. Dit betekent dat men persoonlijk verantwoordelijkheid neemt voor de realisatie van het project en belang heeft bij het komen tot resultaat. Het betekent ook dat projectleden pro actief aan de slag gaan. Maar hoe zorg je nou dat er eigenaarschap ontstaat?

Door het creëren van een context waarin projectleden gestimuleerd worden eigenaarschap te nemen. De context bestaat uit zaken als verantwoordelijkheden geven (in eerste instantie van opdrachtgever aan projectleider), uitdaging creëren, zorgen dat het werk betekenisvol is, zorgen dat teamleden zich gewaardeerd en verbonden voelen, dat er sprake is van samenwerking én ruimte voor autonomie waarbinnen teamleden zelf keuzes kunnen maken, dat er mogelijkheden zijn voor ontwikkeling en dat er plezier is.

Context voor eigenaarschap creëren

Meer weten over het organiseren van eigenaarschap? Lees dan dit artikel

4. Verspreid de (tussen-) resultaten

Het breed delen en toepassen van opgeleverde kennis uit projecten kan door middel van een leerwerkplaats. Leerwerkplaatsen zijn bijeenkomsten waar rondom een specifiek thema of vraagstuk een brede groep professionals wordt uitgenodigd, waarbij ze gefaciliteerd worden door een procesbegeleider en indien mogelijk ondersteund door een digitaal platform.
Door tijdens het project (deel-) resultaten in de praktijk te brengen en te toetsen aan de werkbaarheid, kan indien nodig het project worden bijgesteld.

5. Beheers je project

Naast de inhoudelijke taak heeft de projectleider tot taak om het project te beheersen. Deze beheersing heeft betrekking op de volgende aspecten:

  • tijd,
  • geld,
  • kwaliteit,
  • informatie & communicatie,
  • organisatie,
  • en de scope van het project.

Bij aanvang van het project moet je hier aandacht aan besteden maar ook tussentijds in de (bij-) sturing van het project.

Laatste tip

In 2011 deed het ministerie van BKZ onderzoek naar wat projecten in het sociaal domein succesvol maakt. Daaruit kwamen 4 samenhangende aspecten naar voren:

  1. In de projecten is overtuigend en vasthoudend een effectieve manier van werken geregeld met de doelgroep(en) die onderwerp van het project zijn
  2. De resultaten van het werk worden gemeten in termen van uitkomst of impact en overtuigend gepresenteerd
  3. Projecten zijn ingebed in een strategische coalitie van stakeholders en
  4. Ze worden geleid door projectleiders die energiek, creatief en ondernemend zijn

Verrichten

Evalueren en bijstellen
Start

De cirkel van Deming voor het sturen, evalueren en bijstellen van processen is alom bekend onder de noemer PDCA cyclus. In de zorgsector wordt de C van Check ook wel vervangen door de S van Study.

De PDSA cyclus komt voort uit het proces van het continu verbeteren. Op consortium niveau kan de cyclus als volgt worden ingevuld:

  • Plan: dit zijn het jaarplan, de projectplannen etc. zoals besproken in de vorige hoofdstukken
  • Do: betreft de uitvoering van jaarplannen en projecten
  • Study: deze stap betreft de daadwerkelijke evaluatie. Dit wil zeggen dat de resultaten van de inspanningen worden bepaald. Deze resultaten kunnen in kwantitatieve of kwalitatieve data worden uitgedrukt.

Bijvoorbeeld:
Op consortiumniveau kun je bijhouden hoe de ontwikkeling is van het aandeel personen dat thuis overlijdt (kwantitatief). Ook kun je in nagaan of professionals een verbetering in de samenwerking ervaren (kwalitatief)

Op projectniveau kun je kwantitatief zowel op proces- als op effect indicatoren monitoren. Kwalitatief kan op basis van verhalen en ervaringen. Een voorbeeld van een kwantitatieve procesindicator is bij Septet het aantal PaTz groepen in Midden Nederland.

  • Act: op basis van de evaluatie (Study) worden zo nodig de activiteiten bijgesteld

Verrichten

Aandacht voor proces
Start

Aandacht voor de relationele kant maakt de samenwerking robuust. Het helpt om tijdig en goed conflicten te signaleren en op te lossen. Het geven van feedback is hierbij van essentieel belang. Het voorkomt dat negatieve veronderstellingen over elkaar tot een negatief effect leiden en de samenwerking schaden.

Leden van een centraal coördinatieteam of project zijn natuurlijk loyaal aan de samenwerking, maar ook aan de eigen organisatie. Zo’n divers team goed laten samenwerken is dan ook geen eenvoudige opgave. We verwachten van hen dat zij kunnen omgaan met onzekerheid, ambiguïteit en dynamiek. Aandacht voor de teamsamenstelling, het bespreken van verschillen en ruimte voor de individuele belangen hierbij is noodzakelijk.

Teammodel van Lencioni

Schema Boven-/onderstroom

Binnen een samenwerkingsproces gebeuren naast zichtbare ook veel niet direct zichtbare zaken. We noemen dit de ‘onderstroom’. Aandacht voor de onderstroom is van groot belang. Het kan conflicten voorkomen en draagt bij aan een effectievere samenwerking. Naast een persoonlijke onderstroom gebeurt er ook iets in de collectieve onderstroom (binnen projectgroepen, coördinatieteam, patiënten/naastenraad, etc).

Hoe krijg je grip op de onderstroom?

  1. Ik niveau: Aandacht, Bewustwording en Contact; oprechte aandacht voor de ander zodat deze zich serieus genomen voelt. Werkelijk contact maken zodat je begrijpt wat de ander denkt en voelt.
  2. Wij niveau: maak voorafgaand aan elke bijeenkomst afspraken over de procedure (werkwijze, rapportage, besluitvorming). Bespreek vervolgens de inhoudelijke onderwerpen en de inbreng van de deelnemers en sluit af met de vraag wat de ervaring en beleving van de deelnemers was. En vraag (analoog aan het USD) naar welk onderwerp voor de individuele deelnemer prioriteit voor de komende periode vraagt.

Lemniscaat programmatisch creëren, Jo Bos & CO

Eiland van reflectie

Naast de day-to-day aandacht voor de onderstroom is het in een langduriger samenwerkingsverband wenselijk om tijd in te plannen voor reflectie. Reflectie op de inhoudelijke kant van de samenwerking en op het proces.

Binnen Septet organiseren we tweemaal per jaar een heidag voor het coördinatieteam ter evaluatie van de samenwerking en herijking van de speerpunten. Door het nuttige met het aangename te verenigen zijn deze dagen zeer zinvol en leuk. De heidagen worden door de leden zelf voorbereid waarbij de taken verdeeld worden op basis van expertise.

Tijdens de reflectiemomenten kan aandacht worden besteed aan de thema’s zoals afgebeeld in het lemniscaat.

© 2019 Septet - Consortium Pallitatieve Zorg Midden Nederland | Privacybeleid

Een site van boelens.co